O sistema de gestão mais utilizado em 2022 e 23… e por aí vai
Atualizado: 29 de fev.
Qual o papel do WhatsApp na sua organização e na sua rotina?
O aplicativo WhatsApp é (dentre todas as categorias) o mais utilizado pelos brasileiros e o quarto mais baixado no mundo em 2022.
Ele obviamente não foi criado para ser uma ferramenta de gestão, como sugere a arte desta postagem, mas sim para ser um meio de comunicação mais eficiente que as mensagens SMS. Além da função básica de envio de mensagens e emojis, o mensageiro logo ganhou corpo e se tornou algo mais próximo a uma rede social. Isso muito em função da sua aquisição, em 2014, pelo Facebook.
A utilização do WhatsApp supera o uso de ligações e e-mails em muitas empresas. Algumas utilizam o aplicativo como único meio de comunicação interno e com clientes. Nos últimos anos, a evolução da versão Business do aplicativo conquistou ainda mais adeptos e agregou funcionalidades para facilitar a utilização corporativa.
Hoje já é possível enviar diversos tipos de arquivos, realizar chamadas de voz e vídeo, inclusive em grupo, exibir stories, catálogos, entre outras funções.
Mas será que a utilização é adequada a qualquer empresa e atividade?
Para muitas pessoas, a primeira solução para novos projetos, demandas e até crises é:
“Vamos criar um grupo no Whats!”
A utilização de grupos de mensagens pode ser a forma mais rápida de divulgar informações às pessoas interessadas, mas a implementação de um meio de comunicação, por si só, não resolve os problemas de comunicação.
Se a organização possui outros meios de comunicação que já não suportam a demanda ou não estão sendo gerenciados adequadamente, a implementação de mais um canal pode significar a ruína desses outros que já não atendem. Pode ocorrer a piora dos processos e perda de informações que são tratadas nos canais convencionais.
A informalidade comumente utilizada nas conversas por mensagem também pode prejudicar o diálogo quando há necessidade de registros mais precisos e formais, além da perda de elementos de segurança da informação que uma rede corporativa, como e-mail, oferece.
Definitivamente os grupos de WhatsApp não são ferramentas de gestão. O aplicativo é um canal de comunicação, que pode apoiar diversas ações e conectar pessoas, mas seu uso inadequado pode agravar situações onde a comunicação já não é consistente, abrangente e na frequência adequada.
A comunicação, essa sim é uma fundamental ferramenta de gestão, independente do meio utilizado. Um comunicação ruim no whatsapp é tão prejudicial quando uma comunicação ruim em qualquer outro meio.
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Nota:
Como cofundador do Fórum de GR, projeto que começou justamente como um grupo de WhasApp, posso garantir que: com clareza nas informações, uma boa dose de moderação e bom senso, podem ser alcançados excelentes resultados com este meio de comunicação.
Como qualquer grupo, seu principal objetivo deve ser oferecer soluções de problemas do próprio grupo. Se ele gera novos problemas, perde o sentido.
O Autor:
Fabrício Souza
Coordenador de Riscos na Total Express
Co-fundador e administrador do Fórum de GR.
Formado em Logística com especialização MBS em Gestão de Riscos Corporativos, Certificação Profissional em Gestão de Riscos e Certificação em Compliance.
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